문서관리에 관한 내규

일반행정

제4장 사무처리

문서관리에 관한 내규

(제정 2003. 11.1, 최종개정 2011.5.1)

제 1 장 총 칙

제1조(목적)

이 내규는 문서관리규정의 시행에 있어 세부적으로 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제 2 장 문서관리

제 1 절 문서작성의 일반원칙

제2조(규격)

문서의 규격은 학적부, 도면, 통계표, 기타 특정한 문서를 제외하고는 A4용지(가로 210㎜, 세로 297㎜)를 사용함을 원칙으로 한다.

제3조(용지 등)

①문서에 쓰이는 용지는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 흰색으로 한다.

②문서의 용지는 위부터 30밀리미터, 왼쪽부터 20밀리미터, 오른쪽 및 아래부터 각각 15밀리미터의 여백을 두어야 한다.

③문서에 쓰이는 글자는 검은색 또는 푸른색으로 한다. 다만, 도표의 작성이나 수정 또는 주의환기 등 특별한 표시가 필요한 경우에는 다른 색으로 할 수 있다.

제4조(면 표시)

①전·후 관계를 명백히 할 필요가 있는 중요한 문서가 2장 이상으로 이루어진 경우에는 문서의 아래 중앙에 전체 면의 수와 그 면의 일련번호를 붙임표(­ )로 이어 기입하여야 한다.

②첨부물의 면 표시는 첨부물별로 따로 하되, 전체 면의 수는 생략할 수 있다.

제 2 절 문서의 구성

제5조(문서의 구성)

시행문은 다음과 같이 두문, 본문 및 결문으로 구성한다.

1.두문은 기관명 및 수신자로 한다.(변경 2004.7.1)

2.본문은 제목, 내용 및 붙임으로 한다. 다만, 전자문서인 경우는 제목 및 내용으로 할 수 있다.(변경 2004.7.1)

3.결문은 발신명의, 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자의 직위 또는 직급 및 서명, 문서등록번호와 시행일자, 접수번호와 접수일자, 우리 대학교의 우편번호ㆍ주소ㆍ홈페이지주소ㆍ전화번호ㆍ모사전송번호, 해당자의 전자우편주소 및 공개구분으로 한다.(변경 2004.7.1)

제6조(문서번호)

문서번호는 다음과 같이 기관기호 및 문서등록번호로 구성한다.

1.기관기호는 별표 1에 의하여 부여된 기관 또는 부서의 약칭으로 정한다.

2.문서등록번호는 문서분류코드 및 학년도별 일련번호로 한다.

제7조(수신란)

수신자란에는 수신자명을 쓴다. 다만, 수신자가 많을 경우에는 두문의 수신자란에 “수신자 참조”라고 쓰고 결문의 발신명의 왼쪽밑의 왼쪽 기본선에 수신자란을 설정하여 수신자명을 표시한다.(변경 2004.7.1)

제8조(항목의 구분)

문서의 내용을 2이상의 항목으로 구분할 필요가 있을 경우 에는 다음 각 호에 따라 표시하여야 한다. 다만, 필요한 경우에는 부분적으로 □,○,- 등과 같은 특수한 기호로 표시할 수 있다.(변경 2004.7.1)

1.첫째 항목 : 1., 2., 3., 4., …

2.둘째 항목 : 가., 나., 다., 라., …

3.셋째 항목 : 1), 2), 3), 4), …(변경 2004.7.1)

4.넷째 항목 : 가), 나), 다), 라), …(변경 2004.7.1)

5.다섯째 항목 : (1), (2), (3), (4), …(변경 2004.7.1)

6.여섯째 항목 : (가), (나), (다), (라), …(변경 2004.7.1)

7.일곱째 항목 : ①, ②, ③, ④, ...

8.여덟째 항목 : ㉮, ㉯, ㉰, ㉱, ...

9.제2호, 제4호, 제6호 및 제8호는 "하"이상 더 계속되는 경우에 거,너,더, 러, ...로 이어서 표시한다.

제9조(끝 표시)

①문서의 본문이 끝나면 한 자를 띄우고 "끝." 표시를 하며, 첨 부물이 있을 경우에는 붙임의 표시문 끝에 한 자를 띄우고 "끝." 표시를 하여 야 한다.

②본문의 내용이나 붙임의 표시문이 오른쪽 한계선에 닿은 경우에는 다음 줄의 왼쪽 기본선에서 한 자를 띄우고 "끝." 표시를 하여야 한다.(변경 2004.7.1)

③연명부 등의 서식을 작성할 때에는 기재사항이 서식의 마지막 칸까지 작성되 는 경우에 서식의 칸 밖의 다음 줄의 왼쪽 기본선에서 한 자를 띄우고 "끝." 표시를 하고, 서식의 칸 중간에서 기재사항이 끝나는 경우에는 제1항의 규정에 의한 "끝."표시를 하지 아니하고 기재사항 마지막 자의 다음 칸에 "이하 빈칸" 표시를 하여야 한다.

④(삭제 2004.7.1)

제10조(발신 명의)

①교외의 기관으로 발신하는 문서는 총장명의로 한다.

②대내문서는 당해 부서장 또는 기관장 명의로 발신한다.

제 3 절 기안 및 결제

제11조(기안)

①문서의 기안은 직급에 관계없이 업무 담당자가 하는 것을 원칙으로 한다.

②문서를 기안할 때에는 별지 제1호 서식의 기안문서를 사용한다. 다만, 대내문서는 별지 제2호 서식의 협조문서를 사용하고, 팀(과)간 또는 경미한 내용의 대내문서는 별지 제3호 서식의 업무연락을 사용한다.(변경 2004.7.1)

③간단한 내부보고 또는 결재문서에도 기안문서를 사용할 수 있다. 이 경우에 는 수신자란에 "보고", "품의" 또는 "내부결재"의 표시를 하여야 한다.(변경 2004.7.1)

④기안문에 첨부되는 계산서, 통계표, 도표 등 작성상의 책임을 밝힐 필요가 있는 첨부물에는 그 여백에 작성자가 서명․날인하여야 한다.

제12조(전자문서의 일괄기안)

(변경 2004.7.1) 전자문서의 내용이 서로 관련성이 있는 경우에는 각 안을 동시에 일괄하여 기안할 수 있다. 이 경우 부득이한 경우를 제외하고는 각각 다른 문서등록번호를 사용하여 같은 일시에 시행하여야 한다.(변경 2004.7.1)

제13조(협조)

①기안문의 내용이 타 부서와의 협조가 필요한 경우에는 기안문서 의 협조란에 관련 부서장의 협조결제를 받아야 한다.(변경 2004.7.1)

②협조자가 협조할 문서의 내용에 동의할 수 없거나, 다른 의견이 있을 경우에 는 당해문서 또는 별지에 그 의견을 표시하여야 한다.

제14조(결재)

①기안한 문서는 결재권자의 결재를 받아야 하며, 결재는 서명 또는 날인으로 한다.

②결재권자는 2장 이상으로 이루어진 문서로서 다음 각 호에 해당하는 중요 문 서를 결재할 때에는 결재권자의 결재인으로 간인하여야 하며, 간인한 문서를 시행할 때에는 문서통제담당자는 그 시행문에 직인으로 간인하여야 한다.

1. 전·후 관계를 명백히 할 필요가 있는 문서

2. 사실 또는 법률관계의 증명에 관계되는 문서

3. 승인·허가·등록에 관계되는 문서

제15조(전결)

위임된 사항을 전결하는 경우에는 최종 결재권자의 결재란을 설치하지 아니하고, 전결하는 자의 서명란에 “전결”표시를 한 후 서명하여야 한다.(변경 2004.7.1)

제16조(대결)

①결재권자가 휴가, 출장 등의 사유로 상당한 기간동안 부재중이거 나, 긴급한 문서로서 최종 결재권자의 사정에 의하여 결재를 받을 수 없는 때 에는 그 직무를 대리하는 자가 대결할 수 있다. 다만 중요한 내용의 문서에 대 하여는 결재권자의 후열을 받아야 한다.

②대결을 하는 경우에는 최종 결재권자의 결재란을 설치하지 아니하고, 대결하는 자의 서명란에 “대결”표시를 한 후 서명하여야 한다.(변경 2004.7.1)

제 4 절 시행문·직인 등

제17조(시행문의 작성)

①시행문은 별지 제1호 서식에 의하여 작성한다.(변경 2004.7.1)

②서식문서 등 설계된 서식으로 작성한 문서는 따로 시행문을 작성하지 아니하고 당해문서의 발신명의란에 직인을 찍거나 서명하여 시행할 수 있다.(변경 2004.7.1)

제18조(직인날인·서명·철인)

①문서의 시행문과 임용장·상장 및 제 증명서에 속하는 문서에는 마지막 글자가 직인의 중앙에 위치하도록 직인을 찍는다.

②직인날인 또는 서명이 필요한 문서로서 다수의 수신자에게 발신 또는 교부하는 문서에는 직인날인 및 서명에 갈음하여 그 인영을 인쇄하여 사용할 수 있다.

③전자문서에 사용하기 위하여 전자직인을 가질 수 있으며, 대내문서에는 해당 부서장의 서명에 갈음하여 그 인영을 사용할 수 있다.

④문서의 작성 및 시행에 있어 특별히 필요하다고 인정되는 경우에는 철인을 사용할 수 있다.

제19조(직인생략)

①단순한 자료요구, 업무연락, 통보 등을 위한 경미한 내용의 문서에는 직인을 생략할 수 있다.

②제1항의 규정에 의한 문서에는 기안문 및 시행문의 발신명의 표시의 오른쪽에 “직인생략” 또는 “서명생략”의 표시를 하여야 한다.(변경 2004.7.1)

제20조(직인·전자서명 등 등록)

①총장직인 외의 각종 직인은 일정한 절차에 의하여 총무인사팀에 등록하여야 하며, 관련 업무는 학교법인및사립학교직인규칙을 준용하여 관리한다.

②정보통신망을 이용하여 문서를 작성·처리하고자 하는 자는 개인별 사용자 계정(ID)과 전자서명을 총무인사팀에 등록하여야 하며, 개인별 비밀번호는 수시로 변경해야 한다.

③각 부서장은 전자서명을 위조 또는 부정 사용하지 못하도록 보유하고 있는 컴퓨터에 대하여 비밀번호를 부여해야 하며, 수시로 변경해야 한다.

제21조(시행문의 발송)

①문서는 우편, 인편 또는 유·무선통신망의 방법으로 총무인사팀에서 발송함을 원칙으로 하며, 각 부서장 명의로 발송하는 문서의 경우에는 해당부서에서 발송할 수 있다.

②교내 각 부서간에 발신되는 각종 문서는 처리부서에서 문서등록대장에 기재한 후 직접 발송한다.(변경 2004.7.1)

③유·무선통신망의 방법으로 문서를 발신한 경우에는 시행문을 그 기안문과 함께 보존하여야 한다.(변경 2004.7.1)

제 5 절 접수문서의 처리

제22조(문서의 접수)

①전화로 문서를 접수하는 경우에는 시행문 형식 등 문서의 종류에 맞게 작성하여 접수한다.

②당직근무자가 문서를 받은 경우에는 다음 정상근무일 근무시간 시작 후 지체없이 이를 총무인사팀에 인계하여야 한다.

제23조(문서 분류·처리)

①총무인사팀은 접수한 문서를 분류하여 지체없이 처리부서에 보내야 한다.

②접수한 문서가 2이상의 부서에 관련되는 경우에는 그 관련성의 정도에 따라 주부서와 보조부서를 정한다.(변경 2004.7.1)

③처리부서는 문서처리인의 해당란을 기입한 후 결재권자가 문서의 내용을 스스로 처리하거나 반드시 알고 있어야 할 문서 및 민원관계 문서는 결재권자의 결재를 받아야 한다. 다만, 지급문서 및 민원관계문서 등은 결재권자의 선결을 받아야 한다.

④결재권자로부터 문서의 처리에 관한 지시를 받은 처리부서 또는 처리담당자는 그 지시내용에 따라 문서를 처리하여야 한다.

⑤처리부서가 소관업무에 속하지 않는 문서를 인계받은 경우에는 부전지를 첨부하여 지체없이 총무인사팀에 반송하여야 하며, 총무인사팀은 당해 문서를 즉시 재분류하여야 한다.

제24조(수발사항의 기록)

①총무인사팀은 별지 제4호 서식의 문서접수대장을, 처리부서는 별도의 문서접수대장 및 문서등록대장을 각각 비치하여 문서의 접수와 발송사항을 기록·유지하여야 한다.

②유·무선통신망 등의 문서수발 장비를 운용하는 부서는 별지 제5호 서식의 송·수신대장에 송신 및 기록사항을 기록·유지하여야 하며, 전화로 문서를 수발한 경우에는 당해 문서의 아래 여백에 송·수화자의 직급 및 성명을 기록하여야 한다.

제 6 절 문서의 보관 및 보존

제25조(보존기간)

문서의 보존기간은 별표 2에 따른다.

제26조(보존기간 변경)

처리부서는 총장의 승인을 얻어 문서의 보존기간을 연장 또는 단축할 수 있다.

제27조(분류)

완결된 문서는 처리부서 및 전자문서고에 기능종별로 분류한다.

제28조(1건철)

문서는 안건마다 그 발생·경과 및 완결에 관계되는 문서를 일괄하여 발생순서에 따라 1건으로 합철한다.

제29조(문서책임자)

총무인사팀 및 처리부서의 장은 문서의 보관·보존을 위하여 문서책임자를 각각 지정하여야 한다.

제30조(특수문서의 보관)

첨부물이 인쇄물 또는 책자로 보관철에 합철하기 곤란할 경우에는 관계문서의 기관명, 분류번호, 일자, 제목을 기재하여 별도 보관한다.

제31조(전자문서의 보존·관리)

전자문서는 전자문서고에 보존하거나 출력하여 보존할 수 있다. 다만, 보존기간이 20년 이상인 전자문서는 컴퓨터파일과 장기보존 가능한 용지에 출력한 출력물을 함께 보존하여야 한다.

제32조(보존문서의 인계·이관)

①처리부서가 총무인사팀에 보존문서를 이관하는때에는 별지 제6호 서식의 보존문서이관서 2부를 작성하여, 1부는 수령자의 서명 또는 날인을 받아 자체 보관하고 1부는 이관되는 문서와 함께 이관하여야한다.

②처리부서는 이관되는 문서철의 색인목록을 복사하여 이관문서색인 목록철을 만들고, 이를 비치·활용하여야 한다.

제33조(문서의 대출)

①총무인사팀의 문서보존실에 보존중인 문서는 7일의 범위 내에서 대출할 수 있다.

②문서를 대출하는 때에는 별지 제7호 서식의 보존문서 대출기록부에 대출상황을 기록·유지하여야 한다.

제 7 절 문서의 폐기

제34조(대내문서의 폐기)

부서 상호간에 수발되는 대내문서에 대하여 처리부서에서는 이를 처리·완결한 때에 문서접수대장에 폐기내용을 기재한 후, 이를 폐기할 수 있다.

제35조(보존기간 경과문서의 폐기)

①보존기간이 끝난 문서는 총장의 승인을 얻어 별지 제8호 서식의 보존문서기록대장에 폐기일자를 기입한 후 폐기한다.

②제1항에 의하여 폐기하는 문서 중에서 사료적 가치가 있다고 판단되는 문서는 대학사료실에서 수집하여 영구보존할 수 있다.

제36조(폐기표시·방법)

①폐기되는 모든 문서에는 별표 3의 "폐기인"을 날인하여야 한다.

②부서의 폐기대상문서는 총무인사팀에 이관하여 일괄 폐기하여야 한다.

제37조(재생)

폐기문서는 비밀문서 또는 특별한 경우를 제외하고는 소각하지 않고 재생하여 활용할 수 있다.

제 3 장 보 칙

제38조(적용)

이 내규에 명시된 이외의 사항이나 수시 결정사항은 결재를 통하여 결정하며, 그 결정은 내규와 같은 효력을 갖는다.

- 부칙 -

이 내규는 2003년 11월 1일부터 시행한다.

- 부칙 -

이 내규는 2004년 7월 1일부터 시행한다.

- 부칙 -

이 내규는 2005년 1월 11일부터 시행한다.

- 부칙 -

이 내규는 2005년 8월 1일부터 시행한다.

- 부칙 -

이 내규는 2006년 1월 5일부터 시행한다.

- 부칙 -

이 내규는 2007년 7월 1일부터 시행한다.

- 부칙 -

이 내규는 2008년 3월 1일부터 시행한다.

- 부칙 -

이 내규는 2009년 11월 2일부터 시행한다.

- 부칙 -

이 내규는 2010년 3월 1일부터 시행한다.

- 부칙 -

이 내규는 2011년 5월 1일부터 시행한다.