문서관리규정

일반행정

제4장 사무처리 / 문서관리규정

(제정 2003.11.1)

제 1 장 총 칙

제1조(목적)

이 규정은 우리 대학교 문서의 표준화 및 관리에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(정의)

이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1.문서라 함은 우리 대학교 내부 또는 상호간이나 대외적으로 공무상 작성 또는 시행되는 문서(도면, 사진, 디스크, 테이프, 필름, 슬라이드, 전자문서 등의 특수매체 기록을 포함) 및 처리부서에서 접수한 모든 문서를 말한다.

2.전자문서라 함은 정보통신망을 활용하여 작성, 시행 또는 접수, 처리되는 문서를 말한다.

3.처리부서라 함은 당해 문서처리를 주관하는 부서을 말한다.

4.정보통신망이라 함은 전기통신설비와 컴퓨터 및 그 이용기술을 활용하여 정보를 처리·보관 하거나 전송하는 정보통신체제를 말한다.

5.서명이라 함은 공문서를 기안, 검토, 협조, 결재 또는 시행하기 위하여 기안자, 검토자, 협조자, 결재권자 또는 발신명의인이 자필로 자기의 성명을 쓰거나 본인임을 알아볼 수 있도록 문자를 표시하는 것을 말한다.

6.전자서명이라 함은 전자문서를 기안, 검토, 협조, 결재 또는 시행하기 위하여 기안자, 검토자, 협조자, 결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 표시한 서명을 말한다.

제3조(문서의 종류)

문서의 종류는 다음과 같다.

1.규범문서 : 법인정관, 우리 대학교 학칙 및 제 규정에 관한 문서를 말한다.

2.지시문서 : 지시, 일일명령 등 교직원 또는 학생에게 일정한 사항을 지시하기 위하여 작성된 문서를 말한다.

3.학적관계문서 : 졸업생, 제적생 및 재적생의 학적, 성적 등에 관련된 사항을 기록한 문서를 말한다.

4.공고문서 : 공시, 공고 등 일정한 사항을 교직원, 학생 또는 관련자에게 알리기 위한 문서를 말한다.

5.일반문서 : 제1호 내지 제4호에 속하지 아니하는 모든 문서를 말한다.

제4조(문서의 성립·효력발생)

①문서는 특별한 규정이 없는 한 결재(전자서명에 의한 결재를 포함한다. 이하 같다)가 있음으로써 성립되며, 수신자에게 도달됨으로써 효력을 발생한다.

②전자문서는 수신자의 컴퓨터파일에 등록된 때에 효력이 발생하며, 민원문서를 정보통신망을 활용하여 접수·처리한 경우에는 규정에서 정한 절차에 따라 접수·처리된 것으로 본다.

제 2 장 문서의 작성·통제·등록 등

제5조(작성)

①문서는 쉽고 간명하게 한글로 작성하되, 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 한글맞춤법에 따라 가로로 쓴다.

②문서에 쓰는 숫자는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 아라비아 숫자로 한다.

③문서에 쓰는 날짜의 표기는 숫자로 하되, 연·월·일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점(·)을 찍어 표시하며, 시·분의 표기는 24시각제에 따라 숫자로 하되, 시·분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점(:)을 찍어 구분한다.

④문서작성에 쓰이는 용지의 크기는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 A4용지(가로 210㎜, 세로 297㎜)로 한다.

제6조(기안)

①문서의 기안은 기안문서(소정양식) 또는 전자문서로 함을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 성격상 특별한 사정이 있는 경우에는 그러하지 아니하다.

②보고, 증명서 교부, 경미한 사항 및 관례적인 사무 등에 관한 문서 및 비치문서는 그 내용을 관계서식에 기입하는 방법으로 기안할 수 있다.

제7조(결재)

①기안문서는 결재권자의 결재를 받아야 한다.

②총장은 위임전결규정에 따라 그 관련 부서장으로 하여금 전결하게 할 수 있다.

제8조(통제)

①문서는 결재가 끝난 후 결재일자 순에 따라 문서번호를 부여하고, 처리부서별로 문서등록대장에 등록하여야 한다.

②총장명의로 발신하는 문서(전자문서 포함)는 문서통제를 받아야 한다.

제9조(발송)

문서는 우편, 인편 또는 유·무선통신망의 방법으로 총무인사팀에서 발송함을 원칙으로 한다.

제10조(접수·분류)

①모든 대외문서는 총무인사팀에서 접수·분류함을 원칙으로 하며, 처리부서에서 직접 받은 대외문서는 지체없이 총무인사팀에 인계하여야 한다.

②대내문서는 처리부서에서 직접 접수한다.

제 3 장 문서의 보존·열람 및 폐기

제11조(보존기간)

①문서는 보존기간을 영구, 준영구, 20년, 10년, 5년, 3년 및 1년으로 구분한다.

②문서의 보존기간 기산일은 당해문서를 처리·완결한 날이 속하는 다음해의 3월 1일로 한다.

제12조(보존)

①문서는 보존기간의 기산일로부터 3년간 처리부서에서 보존한 후 총무인사팀에 인계하여 보존기간이 만료될 때까지 보존하여야 한다.

②비치문서는 처리부서에서 비치하고, 활용의 필요성이 없을 때까지 보존한 후 총무인사팀에 인계하여 보존기간이 만료될 때까지 보존하여야한다.

제13조(열람·복사)

총무인사팀에 보존 중인 문서는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 열람 또는 복사할 수 있다. 다만, 비밀 또는 대외비로 분류된 문서의 경우는 그러하지 아니한다.

제14조(폐기)

①보존기간이 경과한 문서는 지체없이 이를 폐기하여야 한다.

②보존기간이 준영구인 문서는 총장이 당해 문서를 더 이상 보존할 필요가 없다고 인정하는 경우에 한하여 이를 폐기할 수 있다.

③문서를 폐기하는 경우에는 폐기문서목록을 작성·비치하여야 한다.

제 4 장 보 칙

제15조(준용)

이 규정에 명시하지 아니한 사항은 정부 사무관리규정 및 동 시행규칙 등 관련 법령을 준용한다.

- 부칙 -

이 규정은 2003년 11월 1일부터 시행한다.